Voyons plus en détail ce dont vous devez tenir compte:
Au-delà du « Mettre un rappel dans mon calendrier »
Construire un processus au sein de votre agence de référencement est toujours un défi et en cas de reporting, il ne s’agit pas seulement de rappels définis dans votre calendrier pour les faire mensuellement.
La première étape consiste à aligner l’équipe. Vous devez répondre à quelques questions importantes:
- Pourquoi signalons-nous?
- Quand faisons-nous rapport?
- Comment faisons-nous ça?
- Quelles données entrent et où obtenons-nous ces informations?
- Qui est responsable?
- Quand devrions-nous escalader?
- Etc.
Attribuez ensuite la responsabilité interne.
Penser à:
- Qui est responsable de quel client.
- Qui rassemble les données.
- Qui crée les rapports et à quelle fréquence.
Vous devrez peut-être avoir une discussion pour clarifier les attentes en matière de rapports avec votre client.
Ou peut-être avez-vous un tableau de bord interne où vous pouvez configurer des clients, leurs gestionnaires de comptes et spécialistes SEO, et un calendrier spécifique, qui est généralement mensuel.
Vous devez avoir un objectif clair à l’esprit.
Ton but? Faire lire et comprendre le rapport par le client.
Si le client ne s’y engage pas, c’est une occasion manquée.
Assurez-vous envoyez-les à temps.
Voici où un calendrier, un outil de gestion de projet ou un tableau de bord d’agence est à nouveau utile.
L’équipe doit être consciente du jour où elle doit envoyer le rapport, comme convenu avec le client – probablement à la fin du mois.
Ensuite, ayez au préalable un ensemble de notifications, afin de disposer de quelques jours pour composer des informations et préparer le document lui-même.
Prenvoyer votre rapport lors d’une réunion client.
Idéalement, il devrait être présenté par votre gestionnaire de compte pour ce client ou le responsable de sa campagne.
C’est un must afin de raconter l’histoire derrière vos résultats SEO, d’expliquer chaque idée principale, de mettre en évidence l’impact commercial et d’obtenir les commentaires des clients.
C’est la raison d’être d’une communication efficace: la clarté, la transparence et une boucle de rétroaction constante pour que les attentes soient satisfaites et que le client soit satisfait, tandis que l’agence montre ses progrès.
Ce processus nécessite d’itérer et de tester comment il fonctionne pour vos équipes et comment vous pouvez l’améliorer en apprenant de chaque nouvelle itération.
Au-delà de l’écran d’impression: qu’y a-t-il dans un rapport efficace?
Désormais, une partie de la conception du processus de reporting inclut également la conception du rapport. Son contenu est tout aussi important pour montrer les résultats de référencement qui sont liés aux KPI commerciaux.
Focus sur les aperçus mensuels importants
Un aspect qui peut être trompeur est la quantité de données nécessaire pour le rapport. Vous n’avez pas à inclure chaque mot clé, action de référencement, mise à jour technique, etc. sur lesquels vous avez travaillé.
L’essentiel est de mettre en évidence les résultats et les victoires les plus importants sur les KPI tels que le trafic organique non-marque et les tendances de visibilité. Vous pouvez le décomposer par domaines de concentration et groupes, et les relier à ce que vous avez fait en tant qu’agence pendant la période indiquée pour une communication efficace.
Vous devez inclure les mises à jour majeures qui ont affecté la campagne de référencement si tel est le cas, les performances du contenu et la façon dont elles se connectent toutes à l’objectif de référencement défini au début.
Un résumé exécutif dès le départ aidera vos clients à parcourir les messages les plus pertinents que vous avez pour eux.
Vous pouvez également penser à segmenter le rapport en fonction de:
- Actions et tâches mensuelles qui ont obtenu des gains de référencement pertinents.
- Visibilité du groupe et changements de classement clés au cours du dernier mois.
- Perspectives des concurrents et comment le client s’en sort.
- Opportunités et problèmes de référencement qui nécessitent actuellement une attention particulière.
Lorsqu’elles ne fonctionnent pas bien, toutes les petites victoires et tendances pourraient faire le travail, projeter l’optimisme et aider le client à comprendre que vous faites votre travail, mais vous rencontrez de nouveaux défis. S’ils comprennent, ils seront généralement patients et solidaires.
N’allez pas chercher ces idées.
Montrez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, expliquez le contexte et connectez les points pour que votre client ait une image complète. Vous pouvez également inclure des hypothèses et des idées ou les prochaines étapes pour les approfondir.
Assurez-vous également d’identifier les actions qui sont en corrélation avec les résultats commerciaux actuels et de les mesurer par rapport à vos prévisions.
Traduisez toujours en phrases claires ce que chaque élément de données inclus dans le rapport signifie et pourquoi il est pertinent.
Optimiser pour le temps
Nous savons qu’il faut des heures, parfois beaucoup, pour créer un bon rapport mensuel. Mais ce n’est pas obligatoire.
Ce que vous pouvez faire pour le rendre plus efficace, en termes de temps passé et de volume de recherche nécessaire, est de sauvegarder les données en tant que processus continu. Vous pouvez également créer des alertes par e-mail ou utiliser des intégrations d’outils et bénéficier d’un processus de conservation des informations pertinentes dès le départ.
Pensez à des solutions qui vous permettent de prédéfinir des modèles et de structurer vos données de manière visuellement attrayante tout en automatisant certains types d’extraction de données, par exemple.
Vous gardez ainsi le contrôle de vos entrées et créez des rapports au design épuré et faciles à lire.
N’oubliez pas l’image de marque et créez un style de conception unitaire pour tous vos rapports clients à travers l’agence.
Le nouveau système de reporting de SEOmonitor pour les agences de référencement vous aide avec tout ce qui précède.
Grâce à l’intégration de l’assistant Google Slides, il trouve automatiquement les meilleures informations sur votre campagne que vous pouvez inclure dans votre rapport mensuel, générant les diapositives en un seul clic.
Notre objectif était d’optimiser le temps et de répondre à un travail spécifique à réaliser: des rapports plus rapides et plus efficaces pour une meilleure communication client.
Présenter les perspectives des concurrents
Il est important d’avoir une référence et de montrer à vos clients leur tendance de performance par rapport à leurs concurrents.
Cela peut les aider à comprendre votre travail de référencement et leur amélioration, même si cela ne se traduit pas encore entièrement en résultats commerciaux.
Après tout, le référencement est un marathon et c’est une bonne façon de le présenter.
Cela peut également être un signal que leurs concurrents investissent massivement dans le référencement et cela peut être l’occasion de faire de nouveaux ajustements dans la stratégie ou l’allocation budgétaire.
Mettre en évidence de nouvelles opportunités et les prochaines tâches de développement technique / Web
Un autre aspect important des rapports mensuels est qu’ils servent de appel à l’action.
Peut-être que vous découvrez de nouveaux mots clés qui devraient être pris en compte pour leur stratégie de référencement, peut-être qu’il y a une opportunité de contenu à aborder.
Montrer de manière proactive une compréhension de leur paysage commercial est une autre bonne tactique pour gérer une bonne relation client.
N’ayez pas peur de parler du contexte et de ce qui ne fonctionne pas comme prévu. Aussi, n’hésitez pas à rappeler à votre client les tâches techniques qui doivent être résolues de son côté. Ou ajoutez de nouvelles tâches sur le pipeline.
Une bonne communication vient de la présentation de toutes les données pertinentes avec confiance et transparence tout en étant orienté vers la solution. À la fois quand il est temps de passer au niveau supérieur de votre campagne de référencement et lorsque les résultats et les prévisions du référencement ne sont pas complètement alignés.
Le signalement est une rétention
Au final, on peut dire que meilleur est le rapport, meilleure est la rétention.
Nous savons tous que les rapports n’obtiennent pas toujours la même attention que les autres types de travail, parfois retardés pour diverses raisons, parfois non lus ou peut-être mal compris.
C’est pourquoi, au contraire, ils peuvent devenir votre opportunité cachée de prendre le pouls du client, de lui parler dans sa propre langue et de développer davantage votre collaboration.
Plus de clients silencieux sur les commentaires et l’engagement des clients
Après avoir conçu un rapport exploitable, la manière idéale de procéder consiste à créer les locaux pour recueillir les commentaires de vos clients à ce sujet. Plus tôt, nous avons parlé de réunions mensuelles dans le cadre d’un solide processus de présentation de rapports.
Mais d’abord, vous devez vous assurer de l’envoyer à l’avance, en leur donnant le temps de le lire et de préparer les questions pour la réunion.
Si une réunion n’est pas possible, un appel serait la prochaine meilleure chose.
Il est important de recueillir les commentaires des clients, de répondre à toutes les préoccupations, de clarifier l’importance des données et de ce que vous ferez ensuite.
En outre, vous devez réfléchir à un moyen de suivre et de mesurer les commentaires et l’engagement de ce client avec votre agence, afin de savoir vraiment s’ils sont satisfaits.
Cela peut être une solution pour inclure des analyses pour vos rapports mensuels dans le tableau de bord de votre agence ou pour trouver un moyen de savoir quand et si vos rapports sont lus.
Ou rassemblez tous les commentaires et créez une analyse périodique des sentiments pour voir si vous vous situez davantage vers le positif ou le négatif.
Après tout, un bon engagement avec vos rapports mensuels signifie un bon engagement avec votre client.
Et si un client n’interagit pas avec vos rapports, vous savez qu’il y a un problème à résoudre ou vous le verrez plus tard dans votre taux de désabonnement.
Résumé
Le reporting mensuel est un rouage essentiel pour les processus de votre agence de référencement.
C’est aussi un processus en soi et un moment productif pour réengager vos clients et établir une bonne relation pour des résultats à long terme.
- Concevoir un processus de reporting pour votre agence SEO en tenant compte de la responsabilité interne de votre équipe, une structure de collecte continue des données et toujours les envoyer à temps, et une habitude de réunions mensuelles avec les clients pour le débriefing. Itérer jusqu’à ce que vous ayez un processus pleinement opérationnel.
- Créez un rapport mensuel visuellement attrayant qui met en évidence les informations SEO les plus pertinentes: actions et tâches, statuts de classement, perspectives des concurrents, problèmes et opportunités de référencement, et prochaines étapes.
- Optimisez le temps passé à créer le rapport avec des modèles et une collecte de données semi-automatisée. Rationalisez la conception de vos rapports mensuels.
- Présenter de nouvelles opportunités SEO et utiliser le rapport mensuel comme le meilleur moment pour prendre le «pouls» du client et développer davantage votre relation.
- Corréler l’engagement mensuel des clients avec la fidélisation des clients et rechercher une communication efficace et constante. Vous améliorerez certainement la rétention et créerez un bon processus de communication pour votre équipe et vos clients.
Nous avons beaucoup réfléchi à ce processus et après avoir consulté les agences SEO sur leurs besoins, nous avons lancé une solution pour rendre les rapports mensuels plus efficaces et le processus plus efficace.
Avec notre Reporting Board, vous bénéficiez d’un système de reporting intégré pour votre agence SEO:
- Un aperçu de tous vos rapports pour le dernier mois complet et leur état (dû, en retard, soumis, en cours) dans un tableau de bord désigné.
- Un générateur de rapports avec un assistant intelligent Google Slides qui génère automatiquement les meilleures informations que vous pouvez choisir et insérer en un seul clic. Nous générerons également les diapositives pour vous! Il vous suffit de personnaliser les éléments de la marque de votre agence et d’ajouter des annotations et des explications pour vos informations sélectionnées.
- Un tracker de rétroaction avec des données d’engagement pour chaque rapport mensuel pour obtenir le «pouls» de votre client: quelles diapositives le client a le plus engagé, qui ont été les plus appréciées et la satisfaction globale de votre client, collectées au moment où il a fini de lire votre rapport.
Le système de reporting que nous avons développé fait partie de nos solutions d’agence de référencement, conçues pour vous aider à acquérir, gérer et fidéliser plus de clients.
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