Comment adapter votre entreprise existante pour qu’elle devienne virtuelle [PODCAST]

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Les commandes à domicile à la suite de COVID-19 ont forcé de nombreuses entreprises à devenir virtuelles pratiquement du jour au lendemain.

Cela signifie que certaines personnes sont en territoire totalement inconnu avec des employés travaillant à domicile et devant gérer une équipe à distance.

Pour l’épisode 190 de The Search Engine Journal Show, nous avons réuni un excellent panel pour parler ouvertement et honnêtement de la façon d’adapter votre entreprise existante pour qu’elle devienne virtuelle.

Nous décrirons certaines des meilleures pratiques apprises au cours de 11 années d’essais et d’erreurs pour gérer une entreprise 100% distante, et cette société est Alpha Brand Media, la société mère de Search Engine Journal.

Mes invités d’aujourd’hui seront Jenise Henrikson, PDG d’Alpha Brand Media, Loren Baker, fondatrice de Search Engine Journal et cofondatrice de Foundation Digital, et Brent Csutoras, associé directeur de Search Engine Journal.

Quels sont les principaux avantages de créer une entreprise 100% virtuelle?

Jenise Henrikson (JH): Je pense que la première chose qui me vient à l’esprit est un horaire flexible.

Je peux donc faire des choses au milieu de la journée, alors que peut-être d’autres personnes sont principalement au travail ou à l’école.

Je peux faire ça à 14 h 00. rendez-vous du docteur. Je peux aller faire cette course à 11h30.

Je n’ai pas besoin de frapper la banque avec tout le monde à midi ou d’être coincé aux heures de pointe à 5h00 pour essayer de remplir le type de réservoir d’essence.

Cela signifie que je pourrais supprimer certaines tâches pour le travail un dimanche après-midi parce que j’ai le temps, ou peut-être que je répondrai à quelques e-mails avant d’aller me coucher – et c’est le compromis.

Mais j’adore le compromis car il me donne, encore une fois, la liberté de faire des choses quand j’ai besoin de les faire, et aussi quand les autres ne le sont pas …

Je n’ai pas à m’inquiéter d’essayer d’obtenir un rendez-vous à un moment où tout le monde essaie également d’obtenir ce rendez-vous parce qu’il est lié à un horaire de neuf à cinq.

C’est donc en quelque sorte la première chose qui me vient à l’esprit en ce qui concerne ce que j’aime le plus dans ce mode de vie, et c’est un style de vie.

Brent Csutoras (BC): Je pense qu’en général, il est vraiment rentable pour les entreprises d’être éloignées et de travailler à domicile.

Je pense que le plus grand défi est pourquoi ne le faisons-nous pas déjà?

Il y a donc des concepts de quand nous voulons pouvoir communiquer avec des collègues. Vous voulez pouvoir marcher dans une pièce et parler à quelqu’un de manière détaillée.

Vous voulez pouvoir partager des concepts créatifs pour leur montrer quelque chose et les faire regarder par-dessus votre épaule et voir un design sur lequel vous travaillez ou un produit sur lequel vous travaillez – et cela était très limité dans le passé.

Il fallait donc avoir des gens dans un bureau, il fallait que les gens se réunissent pour avoir ce genre de responsabilité, pour commencer.

Aussi ce genre d’espace de travail créatif, mais nous avons tellement d’outils de partage d’écran.

Nous avons Skype, nous avons Zoom, nous avons GoToMeeting, nous avons un tas d’appareils collaboratifs comme Google Docs ou Dropbox et toutes ces autres solutions qui nous permettent d’avoir le même niveau de créativité.

Je pense que nous avons en quelque sorte poussé vers ce type de monde du travail à distance et du travail à domicile depuis de nombreuses années, mais ce qui nous en empêche, ce sont plus les croyances historiques que la capacité de le faire.

Donc, je pense que du point de vue du Search Engine Journal, la possibilité pour nos employés d’être éloignés leur a permis d’avoir vraiment une qualité de vie.

Comme Jenise l’a mentionné, la possibilité d’aller à un rendez-vous chez le médecin sans nécessairement se soucier de savoir si vous arrêtez de travailler, si vous faites la navette et si vous traitez avec la circulation, tout cela réduit le stress des gens.

La plupart des études qui se penchent vraiment sur ce qui motive les gens à travailler dur pour une entreprise, cela vient vraiment du fait d’être heureux dans l’entreprise avec laquelle vous êtes, d’avoir le contrôle de votre vie.

Ce sont quelques-unes des principales raisons pour lesquelles les gens restent dans une entreprise et pourquoi ils deviennent productifs: le bonheur et le contrôle de leur horaire de travail et de leur travail en général.

Je pense que la télécommande vous permet de fournir cela à vos employés de manière vraiment formidable.

Loren Baker (LB): Pour ajouter à cela, je pense également que l’un des plus grands avantages des entreprises distantes ou virtuelles est l’absence de restrictions géographiques, et cela fonctionne de multiples façons.

Tout d’abord, chez SEJ, nous avons des gens du monde entier – que ce soit en Europe, au Canada, aux États-Unis ou aux Philippines.

Il me manque probablement quelques endroits également, mais nous avons vraiment pu recruter en dehors des lignes qui sont généralement tracées lorsque vous êtes dédié à un espace de travail spécifique.

Lorsque j’avais travaillé dans des bureaux auparavant, vous vous imposez ces restrictions pour justifier des choses comme les contrats de location, les frais généraux, les coûts Internet, l’électricité et des choses de ce genre.

La possibilité de retirer cela ouvre vraiment le monde des talents que vous êtes en mesure d’attirer et de développer.

Et puis d’un autre côté, avec SEJ, j’ai commencé quand je vivais au Brésil, puis après j’ai vécu au Japon, puis après j’ai vécu dans le Maryland, puis en Floride, puis en Californie.

Donc, avoir une entreprise virtuelle ou plusieurs entreprises virtuelles également du point de vue de la gestion et du travail vous donne la possibilité de ne pas vous restreindre géographiquement…

À la fin de la journée, il s’agit simplement de savoir comment vous limiter et ensuite vous tenir responsable de choses comme:

• Gestion de plusieurs fuseaux horaires.
• Faire en sorte que les autres personnes qui vivent dans votre maison sachent quand vous travaillez et sachent quand vous ne travaillez pas.

Y a-t-il des inconvénients à avoir une entreprise éloignée que vous avez vue au fil des ans?

AVANT JC: Je pense que l’un des plus grands défis est que tout le monde n’est pas obligé de travailler à domicile.

Pour travailler à domicile et travailler efficacement à domicile, vous devez être honnête et responsable envers vous-même.

Et, soyons honnêtes, beaucoup de gens ne le sont pas.

J’ai donc dû embaucher 5 à 10 personnes pour en trouver une qui puisse vraiment travailler à la maison et être seule.

Vous ne pouvez pas trop microgérer lorsque vous traitez avec des équipes distantes.

Vous devez avoir les personnes qui peuvent vraiment remplir efficacement ce poste tout en travaillant à domicile et avoir les compétences nécessaires et avoir cet endroit.

Il existe des moyens de configurer cela … mais il n’y a vraiment aucun moyen de savoir si quelqu’un va être bon dans cet environnement jusqu’à ce que vous le testiez ou à moins que vous ne sachiez qu’il a au moins un an d’expérience de travail à domicile.

KG: Je suis d’accord avec Brent que beaucoup de gens ne sont pas nécessairement bons pour travailler à domicile.

Mais je voudrais aussi ajouter que beaucoup de gens ne savent pas ce que c’est que de travailler sans que quelqu’un regarde par-dessus leur épaule.

Ils ne savent pas ce que c’est que de travailler là où ils gagnent leur temps.

Ils ne savent pas ce que ça fait de travailler quand peut-être ils terminent quelque chose plus tôt et ils doivent faire quelque chose ensuite.

Ils ne savent pas ce que c’est que de faire quand ils sont assis et ils voient qu’il y a un match de football et une bière dans le frigo et il est 11 heures et ils se disent: «Eh bien, personne ne va dis-moi non.

Je pense que les gens ont été programmés pour travailler dans des environnements où beaucoup de choses typiques sont fermées.

Peut-être verrons-nous un grand changement par rapport à ce que nous vivons actuellement, où ceux qui n’étaient pas à l’aise de travailler à domicile auparavant se sentent à l’aise et cherchent des alternatives et travaillent pour différentes entreprises virtuelles à l’avenir.

JH: Je pense que je m’appuierais sur ce que disaient Loren et Brent et je pense que tout cela est lié à l’isolement. Et maintenant, avec COVID-19, nous sommes tous littéralement isolés sur place.

Et si vous n’êtes pas habitué à travailler à domicile, vous ne disposez pas de ces moyens intégrés pour atteindre les gens pour obtenir votre interaction sociale…

En termes de votre culture ou de la façon dont vous avez travaillé dans un bureau lorsque vous aviez besoin de collaborer, lorsque vous deviez aider à résoudre un problème, ou quand vous vouliez juste un petit coup de pouce, vous n’avez plus ces canaux à votre disposition parce que vous n’êtes plus dans ce cube, dans l’espace de travail ouvert ou dans un bureau à côté de votre collègue.

Je pense que nous parlons de solitude et cela vient de l’isolement.

Et donc je pense qu’en tant qu’équipe, en tant que chef d’entreprise ou même en tant que contractant indépendant, c’est à nous de trouver des moyens de faciliter pour votre équipe ou pour vous-même les moyens de vous sentir isolé et si encourageant et de trouver.

Eh bien, d’un point de vue descendant, comment les employés communiquaient-ils auparavant?

Ne vous contentez pas d’imposer à tout le monde d’utiliser Slack à partir de maintenant et pensez que le problème est résolu.

C’est un excellent outil que de nombreuses entreprises utilisent et adoptent aujourd’hui, car elles doivent reproduire à distance cette interaction sur le lieu de travail.

Mais ne pensez pas que vous devez simplement acheter un compte et que vos employés vont le découvrir ou que vos clients ou la personne avec qui vous travaillez ensemble vont le découvrir.

Et je pense que cela implique une collaboration pour déterminer quelle est la nouvelle voie à suivre et comment nous résolvons les problèmes, trouver des solutions et mettre en œuvre les solutions à l’avenir.

Cela pourrait être un grand changement pour les personnes qui ont été dans un bureau et très collaboratives ou qui ont beaucoup d’interactions mais qui ont l’habitude de faire un format face à face.

Il s’agit peut-être de l’adoption de Google Hangouts ou de l’utilisation de Zoom. Votre porte virtuelle est toujours ouverte. Ils peuvent toujours vous contacter.

Vous pensez peut-être que cette politique est en place ou que vous avez dit aux gens suffisamment de fois qu’ils devraient se sentir à l’aise pour vous contacter.

Mais cela exige qu’ils soient proactifs et doivent également peser, eh bien les gens disent: «Vous pouvez me contacter à tout moment», mais ils ne le pensent pas vraiment.

Si vous tendiez la main à quelqu’un trop souvent, il en aurait assez de vous. Donc, ils doivent vraiment penser à: « Eh bien, qui vais-je tendre la main et citer la peine? »

La configuration de ces canaux est donc importante. Ils ont donc les conduits pour se rejoindre.

Mais aussi être proactif et mettre en place des points de contact hebdomadaires ou réguliers.

Nous avons des appels d’équipe une fois par semaine, ce qui, je pense, est vraiment utile pour que tout le monde puisse littéralement rester synchronisé sur la même page.

• Quels sont les mandats?
• Quels sont les objectifs?
• Quelles sont les choses sur lesquelles nous travaillons et nous inquiétons cette semaine en tant que groupe?

Et puis en avoir un en tête-à-tête régulièrement avec votre manager et en faire des réunions permanentes.

Non seulement savent-ils qu’ils peuvent vous contacter à tout moment, mais ils savent qu’ils ont un appel permanent dans lequel ils peuvent évoquer des choses qui les inquiètent…

Je pense qu’il est également très important d’aider à combattre l’isolement, la solitude et à maintenir cette connexion d’équipe, ce qui, à mon avis, est une des choses qui devient menacée lorsque vous ne pouvez plus vous voir tous les jours et allez déjeuner ensemble et dans une salle de réunion ou sautez dans le bureau de quelqu’un ou poussez la tête par-dessus un mur de cubes.

AVANT JC: Je pense que l’une des choses à retenir de tout cela est que le travail à domicile est plus important que le simple travail à domicile.

Et donc vous voulez vraiment lire certains articles, regarder certaines des pratiques, évaluer comment les gens ont fait les choses et penser à vos conversations, vos plateformes, vos flux de travail et les espaces de travail à la maison.

Et ne considérez pas cela comme quelque chose de mineur.

Cela va probablement être un changement culturel avec le fait d’être enfermé pour une période indéterminée, c’est que les gens vont apprendre à travailler à la maison et ils vont se perfectionner.

Ils vont devenir productifs, ils vont avoir leur espace, et cela pourrait très bien devenir une norme plus forte.

Une fois que les entreprises apprendront qu’elles peuvent fonctionner sans ce loyer de 15 000 $ par mois sur ce petit bureau, elles ne paieront plus ce loyer.

Il y a des tonnes de gens qui ont parlé et fait des podcasts comme celui-ci au cours des années avant que cela ne soit même un problème.

Prenez donc le temps de bien réfléchir à tout ce processus et d’en faire quelque chose de fort pour votre entreprise ou pour vous-même pour l’avenir.

Points à retenir pour les gens qui deviennent virtuels…

AVANT JC: Je veux dire que je voudrais simplement saisir cette occasion pour réaliser que c’est l’avenir. C’était l’avenir avant ce virus, mais c’est sûr maintenant.

Et prenez le temps d’apprendre vraiment et de structurer votre programme, de le tester, de le rassembler parce que vous avez quelques bons mois avant que cela ne soit vraiment normal.

Et à partir de ce moment-là, si vous avez votre processus et votre flux de travail et que vous êtes productif, ce sont ces étapes dont nous parlons toujours pour aller de l’avant.

Tout comme prendre de l’avance en SEO ou prendre de l’avance en PPC ou prendre de l’avance en social.

Prenez de l’avance dans ce nouveau flux de travail et vous aurez plus de valeur, vous aurez de meilleures opportunités d’emploi, vous aurez plus de succès dans le travail que vous essayez d’accomplir.

Vous allez devoir savoir mieux structurer les choses. Il suffit donc de saisir cette occasion pour sauter en avant et être vraiment dans une excellente position dans quelques mois pour réussir.

KG: Soyez au courant des choses. Préparez une routine.

Éliminez les distractions pendant que vous travaillez et tirez le meilleur parti des distractions et pendant cette période où vous ne travaillez pas pour vous plonger aussi dans votre vie.

Et si vous pouvez prendre une journée de huit heures et la réduire dans les deux heures et vous débarrasser des trajets quotidiens, cela vous donne beaucoup plus de temps pour faire des choses liées au travail et non.

C’est vraiment une énorme opportunité à saisir en ce moment.

JH: Je dirais à tous les managers (que vous dirigiez une équipe ou que vous possédiez une entreprise et que des gens travaillent pour vous), contactez vos collaborateurs.

Découvrez comment ils vont et allez plus loin que « Comment allez-vous? »

Plongez dans leur flux de travail, leurs communications.

Quel genre de nouvelles luttes ou défis ont-ils maintenant qu’ils sont chez eux?

Il peut s’agir de communiquer des délais ou de réfléchir, mais de les aider à trouver des solutions, à mettre en place ces plateformes.

Et encore une fois, non seulement en achetant un compte et en espérant qu’ils le découvrent, mais en faisant votre travail en tant que gestionnaire et en facilitant l’adoption de nouveaux flux de travail, ou de nouvelles plateformes, ou d’une nouvelle façon de communiquer – en étant l’exemple de la façon de les utiliser plates-formes et communications.

Réfléchissez à la façon dont vous pouvez être au service de votre peuple et non pas à la manière dont il peut vous être utile.

Beause, ils comprendront cela une fois que vous aurez mis les outils en place et qu’ils seront dans une culture et une équipe et une entreprise où ils se sentent soutenus et que vous les recherchez.

Vous n’allez pas trouver toutes les réponses. Vous allez avoir des problèmes qui vont continuer à se poser.

Aucune solution ne sera parfaite.

Faites de votre mieux pour soutenir votre personnel – qu’il s’agisse d’acheter un nouvel outil, de servir d’exemple ou d’aider les gens à résoudre un conflit qu’ils doivent maintenant résoudre virtuellement parce qu’ils ne peuvent pas se réunir dans une salle de réunion comme ils le faisaient au bureau.

Ce travail que vous effectuez maintenant va rapporter des dividendes plus tard pour vous et votre équipe.

Ce podcast vous est présenté par Ahrefs et Opteo.

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Crédits d’image

Image vedette: Paulo Bobita

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